FÜR HINWEISGEBER

Engagement und gemeinsames, loyales Handeln aller Mitarbeiter ist die Grundlage des Erfolges von Unternehmen. Daher gehört auch die Einhaltung gesetzlicher, gesellschaftlicher und unternehmensinterner Regeln zu einer positiven und offenen Unternehmenskultur.

In diesem Sinne und in Umsetzung der gesetzlichen Verpflichtung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz hat unser Schwester-Unternehmen, die FINIENS DATA GmbH, eine spezielle Hinweisgeber-Meldestelle eingerichtet. Diese interne Meldestelle bietet Beschäftigten die Möglichkeit, potenzielle Rechtsverstöße bei Unternehmen, die die Leistungen der FINIENS DATA GmbH in Anspruch nehmen, vertraulich zu melden.

Die interne Meldestelle ist mit Rechtsanwälten der Kanzlei FINIENS LEGAL PartG besetzt, die als Ombudspersonen fungieren. Sie nehmen Hinweise auf mögliche Rechtsverstöße in Bezug auf die teilnehmenden Unternehmen entgegen.

KONTAKTAUFNAHME

Sie können unsere Ombudspersonen über verschiedene Kanäle erreichen:

• E-Mail: Senden Sie eine E-Mail an whistleblower@finiens.eu. Alle E-Mails werden vertraulich behandelt.

• Post: Schreiben Sie unseren Ombudspersonen postalisch: FINIENS DATA GmbH, „Ombudssache“, Markgrafenstr. 4, 60487 Frankfurt

• Telefon: Rufen Sie unsere Ombudspersonen unter 49 (0)69 209 758 900 an, um Ihr Anliegen persönlich zu besprechen.

• Persönliches Treffen: unsere Ombudspersonen stehen Ihnen auch für ein persönliches Treffen zur Verfügung. Bitte vereinbaren Sie einen entsprechenden Termin.

• Online-Meeting: Auf Wunsch kann eine Online-Besprechung erfolgen.

Unsere Ombudspersonen werden den Inhalt Ihrer Meldung mit uns teilen und dabei Ihre Identität nur mit Ihrer vorherigen Zustimmung offenlegen. Nach einer gründlichen Prüfung des Hinweises werden wir über die weitere Vorgehensweise entscheiden und geeignete Ermittlungs- und Folgemaßnahmen ergreifen.

Wir nehmen Meldungen über mögliche Verstöße ernst und werden entsprechende Untersuchungen durchführen. Wir werden alles tun, um sicherzustellen, dass jede/r Hinweisgebende geschützt wird.

Hinweise zur Vertraulichkeit

Eingehende Hinweise werden streng vertraulich behandelt.

Bei telefonischer Kontaktaufnahme werden Sie bei dem Stichwort „Ombudssache“ durch die Beschäftigten der Kanzlei weder nach Ihrem Namen noch nach dem näheren Grund Ihres Anrufes befragt.

Bei postalischer Kontaktaufnahme sollten Sie Ihr Schreiben mit dem Zusatz „persönlich/vertraulich“ kenntlich machen.

Das exklusiv für Ombudsmandate eingerichtete E-Mail-Postfach wird ausschließlich von Rechtsanwälten der Kanzlei FINIENS LEGAL PartG sowie von ausgewählten Fachkräften der Kanzlei, die auf die Vertraulichkeit und auf das Datenschutzgesetz besonders verpflichtet sind, geöffnet und gelesen.

Diese Rechtsanwälte sind gesetzlich zur Verschwiegenheit verpflichtet, so dass zwar der von Ihnen geschilderte Sachverhalt weitergeleitet wird, aber nicht – soweit dies von Ihnen wegen befürchteter Nachteile gewünscht wird – Ihre Identität.

Hinweise zum Datenschutz

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hinweisgeber-Meldestelle aufklären, wenn Sie einen Hinweis per E-Mail, Telefonanruf, Brief oder persönlichem Erscheinen abgeben. Daher lesen Sie sich diese datenschutzrechtlichen Hinweise bitte sehr aufmerksam durch, bevor Sie eine Meldung abgeben.

Verantwortlichkeit für die Datenverarbeitung

Verantwortliche Stelle für die Entgegennahme von Hinweisen, deren Prüfung und Ermittlungen zum Sachverhalt sowie Erstellung einer Stellungnahme mit rechtlicher Bewertung ist die interne Meldestelle:

FINIENS DATA GmbH

Markgrafenstr. 4 | D-60487 Frankfurt a.M. 

T. +49 (0)69 209 758 900

E-Mail: whistleblower@finiens.eu

Verantwortliche Stelle für die Weiterverarbeitung der von der internen Meldestelle übermittelten Daten ist Ihr/Ihre Arbeitgeber/-in.

Zweck des Hinweisgebersystems und der Datenverarbeitung

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen gegen Ihres/Ihrer Arbeitgebers/-in auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hinweisgeber-Meldestelle stützt sich auf das berechtigte Interesse Ihres/Ihrer Arbeitgeber/-in an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §§ 30, 130 OWiG). Außerdem verlangt die Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden („Whistleblower-Richtlinie“) sowie das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

Betrifft ein eingegangener Hinweis einen Beschäftigten Ihres/Ihrer Arbeitgeber/-in, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen (§ 26 Abs. 1 BDSG).

Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die dadurch gegeben ist, dass der Hinweis auch anonym abgegeben werden kann. Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da Ihr/Ihre Arbeitgeber/-in  in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, die beschuldigte Person über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität des Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z. B. wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten Ihres/Ihrer Arbeitgeber/-in als auch der Behörde oder des Gerichts.

Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Die Nutzung der Hinweisgeber-Meldestelle erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:

• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
• ob Sie bei Ihrem/Ihrer Arbeitgeber/-in  beschäftigt sind und
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.

Die von der internen Meldestelle an Ihren/Ihre Arbeitgeber/-in  abgegebenen Daten werden passwortgeschützt gespeichert, sodass der Zugriff auf einen sehr engen Kreis ausdrücklich autorisierter Mitarbeiter beschränkt ist.

Die Mitarbeiter führen die Bearbeitung des von der internen Meldestelle übermittelten Sachverhalts weiter und führen gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. Beim wissentlichen Einstellen falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden.

In bestimmten Fällen besteht für Ihren/Ihre Arbeitgeber/-in  die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung überhaupt nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.

Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeiter, z. B. wenn sich die Hinweise auf Vorgänge in Tochter- oder Schwestergesellschaften beziehen. Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden. Bei entsprechender gesetzlicher Verpflichtung oder datenschutzrechtlicher Erforderlichkeit für die Hinweisaufklärung kommen – als weitere denkmögliche Empfängerkategorien – Strafverfolgungsbehörden, Kartellbehörden, sonstige Verwaltungsbehörden, Gerichte sowie beauftragte Rechtsanwalts- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Frage. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung und beträgt in der Regel drei Jahre (§ 11 HinSchG).

Ihre Rechte

Informationen zu Ihren Rechten finden Sie hier.

Externe Meldungen

Fehlverhalten kann auch extern einer zuständigen Behörde gemeldet werden, die Rückmeldung erhalten und geben sowie Hinweisgeberfälle nachverfolgen kann. In einigen Fällen kann die Meldung außerdem an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der EU erfolgen.

Information zu der Externen Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz finden Sie hier.